Holiday Party
La holiday party anual de Subin Law no era un evento cualquiera: abogados socios, jueces, asambleístas y personalidades del ámbito jurídico y político de Nueva York eran parte de la lista de invitados. El nivel del evento exigía una logística digital impecable, desde la primera invitación hasta el control de acceso en la puerta.
Cliente
Subin Law
Servicio
Evento Digital / Marketing
Industria
Legal / New York
Fecha
Diciembre 2025
Reto
Organizar la holiday party de un bufete con 70 años de historia en Manhattan, con una lista de invitados que incluía jueces, asambleístas y figuras del ámbito legal neoyorquino, requería una solución tecnológica a la altura del evento.
El bufete necesitaba gestionar todo el ciclo del evento de manera digital y centralizada: diseñar y distribuir una invitación formal que reflejara el prestigio del evento, habilitar un sistema de registro de asistentes con confirmación automática, garantizar la seguridad en el ingreso mediante verificación de identidad, y mantener el contacto con los invitados antes del evento a través de recordatorios por correo y SMS. El reto adicional era integrar el registro de asistentes con el ecosistema Microsoft que el equipo del bufete ya utilizaba internamente.
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¡El evento ha comenzado!
Recordatorios
Los invitados recibieron emails y SMS
Solución
La invitación digital fue el resultado de una colaboración entre tres especialistas: Xavier Medtranda diseñó la composición gráfica —tipografía elegante, paleta acorde al evento de fin de año— y Anthony Pérez produjo y animó la pieza. El punto de partida fue una fotografía espontánea del CEO de Subin Law tomada en el propio lugar del evento, imagen que sirvió de base para generar con inteligencia artificial tanto la invitación como el video promocional. Mi rol fue adaptar toda esa producción al entorno web, preservar las animaciones en la plataforma digital y gestionar la distribución por email con seguimiento de apertura para identificar a los invitados que aún no habían respondido.
Para el registro de asistentes construí un formulario en WordPress integrado con Power Automate, que al recibir cada confirmación disparaba un flujo automatizado hacia Microsoft 365: los datos del asistente se escribían en tiempo real en una hoja de cálculo compartida con el equipo organizador, sin intervención manual. Esto permitía al equipo de Subin Law ver en todo momento cuántas personas habían confirmado, sus datos de contacto y cualquier requerimiento especial.
El sistema de check-in al ingreso del evento operaba sobre la misma base de datos: los organizadores podían verificar en tiempo real si un asistente estaba en la lista de confirmados, reduciendo tiempos de espera y eliminando la posibilidad de errores. La seguridad del evento quedaba respaldada por un registro digital consultable desde cualquier dispositivo.
La campaña de recordatorios se ejecutó en dos canales con personalización dinámica: cada email incluía el nombre del invitado en el asunto y el cuerpo, y fue diseñado con animaciones HTML para reforzar el tono del evento. Los invitados que no abrieron el correo recibieron un SMS de seguimiento con los detalles clave —dirección, código de vestimenta y hora de inicio— garantizando una alta tasa de confirmación efectiva el día del evento.
Sistema completo
Invitación digital
Diseño personalizado, distribución por email con tracking de apertura
Registro de asistentes
Formulario WordPress + Power Automate con sincronización en tiempo real a Microsoft 365
Check-in & seguridad
Sistema de verificación en puerta con lista de asistentes en tiempo real
Campaña de recordatorios
Emails animados con nombre personalizado y SMS de seguimiento para no-openers